Forretningsorden for E/F Ryetbo

Formål: Forretningsordenen fastsætter retningslinjer for arbejdet i bestyrelsen og sikrer en effektiv og struktureret beslutningsproces i henhold til ejerlejlighedsloven og foreningens vedtægter.

Bestyrelsen agerer som et kollegialt organ og træffer beslutninger i fællesskab. Forretningsorden er et internt arbejdsdokument for bestyrelsen, og supplerer, men kan ikke ændre vedtægterne.

Forretningsordenen er gældende indtil den ændres af bestyrelsen ved simpelt flertal.

1.  Bestyrelsens sammensætning1.1Bestyrelsen består af 3 medlemmer samt 2 suppleanter.

• Formanden vælges på Ejerforeningens ordinære generalforsamling.

• Der skal vælges 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter blandt foreninges medlemmer.
• Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til specifikke formål og uddelegere opgaver til disse udvalg.
• Et bestyrelsesmedlems ønske om at udtræde af bestyrelsen imødekommes som hovedregel. Hvis formanden ønsker at udtræde af bestyrelsen, kan dette dog først ske med virkning fra det tidspunkt, hvor ny formand er valgt/udpeget.
• Såfremt en eller flere bestemmelser i forretningsorden er i strid med vedtægterne, er forretningsordens bestemmelse ugyldig, idet vedtægterne er foreningens "lov", der kun kan ændres på en generalforsamling.
• Valgperioderne er for de udpegende medlemmer er 1 år. (check med Trine i vores brochure står der 4 år og i vedtægter står der 1 år )
• Suppleanters rolle, er at de automatisk indtræder ved varigt frafald af et bestyrelsesmedlem.
• Bestyrelsens møder ledes af formanden
• Årsjul2.1. Bestyrelsen vedtager et årshjul, som indeholder en plan for årets møder og for hvilke emner, der skal behandles på de enkelte møder.
  I årshjulet planlægges også bestyrelsens arbejde og beboermøder. Årshjul laves på først kommende møde efter generalforsamling. Det er formanden opgave at facilitere årshjulet.
• Bestyrelsens møder

• Der afholdes ordinært bestyrelsesmøde minimum fire gange årligt eller efter behov, eller når 1 bestyrelsesmedlem kræver det.
• Bestyrelsesmøder kan efter behov gennemføres digitalt eller telefonisk

• Indkaldelse til møder skal ske skriftligt med mindst 7 dages varsel.

• Dagsordenen for møderne udarbejdes af formanden i samarbejde med de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

• Forslag til dagsorden skal være i hænde dagen før til formanden inden mødets afholdelse. Så der er tid til at få det indarbejdet i dagsorden

• Bestyrelsen kan bestemme, at en sag helt eller delvist skal behandles på

lukket dagsorden, når det findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed
herunder nødvendiggøres af hensynet til overholdelse af tavshedspligt samt
reglerne om håndtering af persondata (GDPR).

• Ved begyndelse af et bestyrelsesmøde vælges en referent.

• Referat fra bestyrelsesmøde udsendes senest 14 dage efter mødet.
  Indsigelser og rettelsesforslag til referatet fra medlemmer, der har deltaget i mødet, fremsendes skriftligt og inden 14 dage fra modtagelsen af referatet.

• Bestyrelsesprotokollen opdateres løbende, som er et fælles ansvar at få opdateret. Referenten kan opdatere protokollen.

• Når fx tinglysning kræver det, er formanden berettiget til at godkende og underskrive referat af mødet på bestyrelsens vegne efter indarbejdelse af eventuelle indsigelser og rettelsesforslag, der er modtaget indenfor den i stk. 3.8 angivne frist. Referatet forelægges herefter til orientering på næstfølgende møde, og eventuelle kommentarer noteres i referat af dette møde

• Referater arkiveres i ryetbokollektivhus@proton.me

Referaterne gemmes varigt, med løbende vurdering ift. dataminimering (GDPR) De gemmes af hensyn til dokumentation i tvister samt fremtidige ejere og bestyrelser kan gå tilbage af historiske hensyn.

• Ved bestyrelsesskifte overgives arkivet, og digitale koder til den nye bestyrelse senest 14 dage efter konstitueringen. Dette er formandens ansvar.

• Bestyrelsen skal blive enige om rammerne for afholdelse af bestyrelsesmøder. Fx kan møderne besluttes at ligge uden for normal arbejdstid – aften eller weekend – under hensyn til bestyrelsesmedlemmers arbejde, studier og/eller lignende forpligtelser.

• Bestyrelsen kan invitere eksterne , fx beboere eller personer med særlig viden på enkeltområder til brug for berigelse af beslutningsgrundlag, til bestyrelsesmøde. Sådanne gæster er ikke en del af bestyrelsen og deltager ikke i beslutning/forhandling, herunder afstemning. Der bør først træffes afgørelse i sager, der er tilvejebragt under informationer fra evt. gæster, når disse ikke længere er til stede.

• Kommunikation E/F mellem medlemmer & Bestyrelse

4.1 Der kommunikeres via følgende kanaler:

• Mail
• Brevpost
• Infoskærm
• Hjemmeside
• Beboermøder
• Kommunikation mellem Bestyrelse og eksterne herunder administration

5.1 Der kommunikeres via følgende kanaler:

• Mail – korrespondance mellem bestyrelse og administration skal ske via formand med bestyrelsen i Cc. Ryetbokollektivhus@proton.me
• Andre medlemmer af bestyrelsen finder det nødvendigt at kontakte administrator direkte, skal ryetbokollektivhus@proton.me være cc., således at der er gennemsigtighed omkring kommunikation.
• Bestyrelsesmøder – Referat noteres i Bestyrelsesprotokollen
• Telefonisk – Dialog mellem bestyrelse og administration sker via formand, med notat i Bestyrelsesprotokollen
• Når der kommunikeres via mail er det at alle medlemmer af bestyrelsen er med som CC. , også når vi giver svar retur skal der vi have alle medlemmer på mailen.

Der skal tilstræbes svar fra henholdsvis bestyrelsesmedlemmer/formand og administration inden for 7 dage. Hvis ikke der kan gives svar inden for 7 dage, skal der inden for 7 dage angives hvornår et svar kan forventes. (dette skal Trine også sige ja til)

• Dagsorden for bestyrelsesmøder

Dagsordenen for bestyrelsesmøder bør typisk indeholde følgende punkter:

• Godkendelse af referat fra sidste møde
• Formandens orientering
• Økonomisk status og regnskabsopfølgning
• Drøftelse og beslutning af aktuelle sager
• Status og opdatering af årshjul
• Eventuelt

• Beslutningsdygtighed

• Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer
  er til stede.
• Beslutninger træffes ved simpelt flertal af de tilstedeværende
  bestyrelsesmedlemmer. Ved stemmelighed er formandens stemme
  udslagsgivende.

• Habilitet

• Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen eller beslutningen af en sag, hvor medlemmet har en særlig personlig eller økonomisk interesse.
• Det påhviler det enkelte bestyrelsesmedlem at erklære inhabilitet, hvis denne situation opstår.
• Økonomi og regnskab
• Bestyrelsen gennemgår og godkender regnskabet mindst én gang årligt.

• Budget for det kommende år udarbejdes af administration og godkendes af bestyrelsen.

• Der er Budgetkontrol hver kvt. med gennemgang af administrator (Trine skal sige ok til dette )
• Ansvar og beføjelser
• Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om administrationen herunder ansatte af E/F daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskede resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning.
• Bestyrelsen fører tilsyn med administrationen og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for ejerforeninger og gældende vedtægter.
• Administrator indstiller, Bestyrelsen godkender ansættelser og afskedigelser af personale i ejerforeningen, samt indgå aftale om ekstern administration i overensstemmelse med beslutning om ejerforeningens administrationsform jf. vedtægterne.
• Tegningsret / proukura
• Foreningen tegnes af formanden i forening med et andet
  bestyrelsesmedlem.
• Fuldmagter og bemyndigelser skal godkendes af bestyrelsen.
• Bestyrelsen har prokura for XXXXXX kr. ( spm til Trine hvad er max før det skal godkendes på GF )

Betalingspolitik, udbetalinger op til kr. 3.000,00 kan godkendes af formanden. Udbetalinger over kr. 3.000,00 kræver to godkender, hvoraf den ene er formanden.

• Håndtering af konflikter

• Bestyrelsen vil arbejde konstruktivt på at løse interne konflikter, der må opstå.

• Alvorlige konflikter eller uenigheder, der ikke kan løses internt, skal om nødvendigt bringes til foreningens generalforsamling.

• Bestyrelsesvederlag

13.1 Vederlag skal være i overensstemmelse med gældende ejerlejlighedslov og foreningens gældende vedtægter. Ændringer kræver generalforsamlingens godkendelse. Bestyrelsen fastsætter skriftlige retningslinjer for vederlagets beregning, samlede størrelse og dets fordeling på medlemmerne.

13.2 De fastsatte retningslinjer – herunder oplysning om vederlagets størrelse –
gøres tilgængelig for foreningens medlemmer på ejerforeningens hjemmeside.

( input fra Trine skal have oplyst kr. og hvornår de bliver udbetalt. Baggrund / beregning skal vi også kende samt hvorledes beløbet justeres (indeksering eller med års mellemrum)

• Forretningsordenens ændring

• Forretningsordenen gennemgås årligt på det første møde efter generalforsamlingen og kan ændres med simpelt flertal. Administrationen skal facilitere at formand er bekendt med dette ansvar.

Forretningsordenens godkendelse

Forretningsordenen er godkendt af ejerforeningens bestyrelse på møde den dato 00-00-0000.

Undertegnede medlemmer af bestyrelsen bekræfter med deres underskrift at være bekendt med forretningsordenens indhold og de vilkår og forpligtelser, der følger heraf.

Medlem                                       Navn                                          

Formand

Bestyrelsesmedlem

Bestyrelsesmedlem

Suppleant

Suppleant